Planejar para evitar lucros fakes
Vocês já pararam para pensar sobre como os projetos começam?
Então, se vocês forem adeptos às boas práticas do gerenciamento de projetos, sabem que quando se fala de gerenciar projetos, pensamos imediatamente numa metodologia a ser utilizada. O que podemos considerar comum é que todos têm um ciclo de vida que começa pela iniciação, passa pelo planejamento, depois vai-se executando, monitorando e controlando o que se planejou, e, por fim faz-se o encerramento.
Cada projeto exige um grau de detalhamento, formal ou informal, maior ou menor em cada fase, sempre dependendo de suas características técnicas e/ou estratégicas.
De uma forma geral o ciclo segue o caminho mostrado na figura abaixo.
Seguir este fluxo é uma boa prática para se conduzir projetos, mas, como bem sabemos nem sempre é feito, seja devido ao prazo apertado, falta de maturidade da equipe, falta de recursos etc. O fato é que é muito comum se começar projetos sem passar por um mínimo detalhamento prévio e sem planejamento, por isso meu objetivo aqui é dar ênfase a este tema.
Mas, afinal de contas, como iniciar um projeto com o mínimo de organização? O que significa fazer o planejamento de projetos?
Planejar é determinar com antecedência o que será executado, a forma como será feito e quais os resultados esperados lá na frente. Para isso é preciso que sejam utilizados recursos como financeiros, humanos, tecnológicos, insumos – todos utilizados na hora do planejamento até a obtenção do resultado. Pode-se dizer que o Planejamento é executado no presente e seu resultado é focado no futuro, que é contínuo e ativo e que reúne ações integradas e orientadas.
Seguir este fluxo é uma boa prática para se conduzir projetos, mas, como bem sabemos nem sempre é feito, seja devido ao prazo apertado, falta de maturidade da equipe, falta de recursos etc. O fato é que é muito comum se começar projetos sem passar por um mínimo detalhamento prévio e sem planejamento, por isso meu objetivo aqui é dar ênfase a este tema.
Mas, afinal de contas, como iniciar um projeto com o mínimo de organização? O que significa fazer o planejamento de projetos?
Planejar é determinar com antecedência o que será executado, a forma como será feito e quais os resultados esperados lá na frente. Para isso é preciso que sejam utilizados recursos como financeiros, humanos, tecnológicos, insumos – todos utilizados na hora do planejamento até a obtenção do resultado. Pode-se dizer que o Planejamento é executado no presente e seu resultado é focado no futuro, que é contínuo e ativo e que reúne ações integradas e orientadas.
Para gerenciar tudo isso precisamos agregar processos que promovam a definição clara dos objetivos dos projetos, papéis e responsabilidades dos principais envolvidos, alocação de recursos adequados, estudo dos riscos e partes envolvidas, qualidade, comunicação adequada e, ao final, integrar tudo isso, considerando as informações disponíveis no momento de sua elaboração, envolvendo tantas áreas de conhecimento quanto necessário para retratar a complexidade do projeto e permitir uma execução e monitoramento eficazes. São vários os processos usados para o planejamento, mas devem ser utilizados de acordo com a complexidade de cada projeto, com os processos organizacionais peculiares de cada empresa e maturidade da equipe de gestão, mas a chave do êxito será um planejamento adequado que garanta, no mínimo:
– Um escopo bem definido;
– Um cronograma que sirva de trilha para se guiar no caminho dos objetivos do projeto;
– Uma linha de base de custos;
– Análise dos riscos envolvidos;
– Grau e nível de qualidade conforme requerido;
– Identificação e avaliação dos envolvidos no projeto;
– Comunicação efetiva e eficiente;
– Planejamento, monitoramento e controle das aquisições;
– Metodologia para controlar e aprovar mudanças no projeto.
Concluindo, é necessário planejar porque há um caminho a ser trilhado e um objetivo a ser alcançado e cada área de atuação representa uma parte deste caminho, nos possibilitando ter uma visão clara do que fazer, como fazer e quando fazer e estabelece métricas e referências para monitorar e controlar o que planejamos, garantindo uma execução controlada e eficaz.
Assegura que todos os envolvidos estejam alinhados e engajados com os principais objetivos do projeto e mantém os riscos identificados sob controle.
Utopia??? Não!!!! Planejamento, eficiência, competência e gestão.
Luiz Carlos Garcia Goneli. Engenheiro industrial, pós-graduado em gestão de projetos, administração e certificado PMP pelo PMI
Matéria da revista AETEC nº 37 edição.
Boa leitura!
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